Kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista
Multian kunta on tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintayksikkö, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallintansa tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.
Tiedonhallintayksikön tulee ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvauksen tarkoituksena on toimia asianosaisten sekä muiden kuntalaisten tietopyyntöjen tekemisen tukena.
Viranomaisen asiakirjojen ja tietojen antamista ohjaa lainsäädäntö. Jokaisella on oikeus pyytää nähtäväkseen viranomaisen julkisia asiakirjoja ja tietoja. Lainsäädäntö määrittelee viranomaisen salassa pidettävät asiat ja asiakirjat, joihin on oikeus vain lainsäädännön perusteella (mm. asianosaisen oikeus tietoon). Jokaisella on oikeus tarkastaa omat tai laillisen huollettavansa tiedot.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy mahdollisimman tarkasti ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse, mutta ensisijaisesti pyydämme käyttämään eAsiointi-palveluamme.
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö tulee tehdä kunnan tietopyyntölomakkeella, mikä edellyttää vahvaa tunnistautumista.
Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kymmenen arkipäivän kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään 20 arkipäivän kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan 20 arkipäivää.
Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Lisäksi erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta voidaan periä lisäkuluja tiedonhakuun kuluneen ajan perusteella.
Henkilötietopyyntö tai julkisuuslain mukainen tietopyyntö: ks. eAsiointi-sivu.
Multian kunnan asiakasrekisteri sekä tietovarannot
Asiarekisteri ja operatiiviset järjestelmät
Multian kunnan asiarekisteri (asianhallintajärjestelmä) on kokonaisuus vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asianhallintajärjestelmään sisältyy muun muassa diaari käsiteltävistä asioista, pöytäkirjasovellus, viranhaltijapäätössovellus, kuulutusten julkaisu ja sopimushallinta.
Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä sekä palvelusta riippuen myös palvelualueiden operatiivisissa (asiakas)tietojärjestelmissä ja paperiaineistossa. Operatiivisissa järjestelmissä asiarekisterin tietoja voi kunnassa olla esimerkiksi varhaiskasvatuksen, oppilashallinnon ja rakennetun ympäristön hallinnan järjestelmissä (päätökset, luvat jne.). Palvelujen tiedonhallinta tapahtuu kuitenkin ensisijaisesti operatiivisissa tietojärjestelmissä.
Asiakirjojen julkisuutta säännellään yleislain tasolla julkisuuslaissa. Tiedon antamiseen viranomaisen asiakirjoista saattaa kuitenkin vaikuttaa myös mm. tietosuojasääntely. Tietojen vaatima salassapito ja luottamuksellisuus on aina varmistettu riippumatta järjestelmästä ja rekisteristä.
Hallinnollisten asioiden tietovaranto
Tietojärjestelmä: TWeb
Käyttötarkoitus: asioiden rekisteröinti, käsittely ja hallinta
Tietoryhmät: asioiden käsittelytiedot, päätöstiedot, sopimustiedot
Henkilötietoryhmät: asiakirjan/tiedon lähettäjätiedot, asiakirjan/tiedon vastaanottajatiedot, viranhaltijatieto
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Ei
Tietopyyntö: sähköinen tietopyyntö
Taloushallinnon tietovaranto
Tietojärjestelmä: Pro Economica Premium
Käyttötarkoitus: kirjanpidon ja laskutuksen hallinta, taloustilastointi- ja raportointi, talousarviotiedot, talousarvion koostaminen
Tietoryhmät: kirjanpitotiedot, (osto- ja myynti)laskutustiedot, muut taloustiedot
Henkilötiedot: (osto ja myynti)laskutusasiakastiedot, palkansaajatiedot
Yhteys asiarekisteriin: Raportointi, tilastointi ja talousarvioasiakirjat rekisteröidään asianhallintajärjestelmän asiarekisteriin päätöksentekoon liittyen
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Ei
Tietopyyntö:sähköinen tietopyyntö
Henkilöstöhallinnon tietovaranto
Tietojärjestelmä: Populus
Käyttötarkoitus: Henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely, luottamustoimen hoito ja palkkiot
Tietoryhmät: yleiset palkkaustiedot, palkkaryhmät, raportit
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, palkka- ja palkkiotiedot, palvelussuhdetiedot
Yhteys asiarekisteriin: rekrytointi, valintapäätökset, palkka- ja palkkiopäätökset, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat (salassapito huomioiden)
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Ei
Tietopyyntö: Henkilötietopyyntölomake osoitetaan palkkasihteerille tai esimiehelle, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Työllisyyspalveluiden tietovaranto
Tietojärjestelmä: TYP
Käyttötarkoitus: henkilön työllistämisen edistämisen palvelut
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, työllisyystiedot, työllistämissuunnitelma
Tietopyyntö: Henkilötietopyyntölomake osoitetaan työllisyyspalveluihin, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Perusturvapalveluiden tietovaranto
Tietopyyntö: 1.1.2023 alkaen perusturvapalvelut siirtyivät Keski-Suomen hyvinvointialueelle, muut tietopyynnöt (hallinnolliset asiat) sähköinen lomake
Varhaiskasvatuksen tietovaranto
Tietojärjestelmä: MultiPrimus, Daisy Varhaiskasvatus
Käyttötarkoitus: varhaiskasvatuspalveluiden lapsi- ja perhetietojen hallinta, palveluihin haku ja palvelupäätökset, varhaiskasvatussuunnitelmat, lapsikohtaiset suunnitelmat
Henkilötietoryhmät: lapsen tiedot, huoltajan tiedot, henkilökunnan tiedot
Yhteys asiarekisteriin: operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Varda-tietovaranto (valtakunnallinen)
Tietopyyntö: Henkilötietopyyntölomake osoitetaan varhaiskasvatusjohtajalle tai varhaiskasvatusyksikön johtajalle, muut tietopyynnöt (hallinnolliset asiat) sähköinen lomake
Opetuksen tietovaranto
Tietojärjestelmä: MultiPrimus-koulujärjestelmä (Primus, Kurre, Wilma), KSSHP Effica (oppilashuolto)
Käyttötarkoitus: Oppilas ja opiskelijatietojen rekisteröinti ja hallinta, opettaja- ja opetustietojen hallinta, vuorovaikutus ja viestintä
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, arvosanatiedot, muut oppimiseen ja opetukseen liittyvät tiedot, opiskeluhuoltotiedot
Yhteys asiarekisteriin: operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat, koulukuljetusten järjestäminen
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Wilma (oppilas/opiskelija, huoltaja), Koski-tietovaranto (valtakunnallinen)
Tietopyyntö: Henkilötietopyyntölomake osoitetaan koulun rehtorille, muut tietopyynnöt (hallinnolliset asiat) sähköinen lomake
Kirjaston ja kulttuuritoimen tietovarannot
Tietojärjestelmä: Keski-Kirjasto Finna (kirjasto)
Käyttötarkoitus: Kirjaston asiakkuuden rekisteröinti ja lainausten hallinta. Kulttuurituotanto, suunnittelu ja toteutus
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, lainaustiedot, avustushakemukset, yhdistystiedot
Yhteys asiarekisteriin: operatiivisen järjestelmän ulkopuolinen kunnan kirjaston toimintaan liittyvä yleinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Keski-Kirjasto Finna
Tietopyyntö: Henkilötietojen tarkastuslomake/pyynnöt keski.finna.fi, muut tietopyynnöt (kuntaa koskeva) sähköinen lomake
Maankäytön, asuminen ja rakentaminen tietovarannot
Tietojärjestelmä: Louhi, Lupapiste
Käyttötarkoitus: rakennusvalvonta, kunnan kiinteistöjen ja yleisten alueiden ylläpito, huolto ja valvonta, osoiteasiat, maankäyttö, asumisen ohjaus ja suunnittelu
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, osoitetiedot
Yhteys asiarekisteriin: operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Lupapiste.fi
Tietopyyntö: Henkilötietopyyntölomake osoitetaan tekniselle johtajalle, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Ympäristöasioiden tietovaranto
Käyttötarkoitus: Ympäristöasioiden hoito ja valvonta, ympäristöluvat
Henkilötietoryhmät: henkilötiedot, osoitetiedot
Yhteys asiarekisteriin: vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta: Ei
Tietopyyntö: Henkilötietopyynnöt osoitetaan ympäristösihteerille tai tekniselle johtajalle, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
