Tietosuojaselosteet löytyvät tämän sivun lopusta.
Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja Multian kunnan palveluissa
Miksi keräämme tietoja?
Kunta tuottaessaan ja kohdistaessaan palveluja kerää asiakkailtaan henkilötietoja, joiden kerääminen ja käsittely perustuu viranomaisen lakisääteiseen toimintaan, suostumukseen tai sopimukseen.
Kunnan tuottamissa palveluissa henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Lainmukaisuus tarkoittaa sitä, että henkilötietoja kerätään vain tiettyä laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Läpinäkyvyydellä tarkoitetaan sitä, että asiakkaalla on oikeus saada tietoa siitä, miten ja mitä tarkoitusta varten hänen henkilötietojaan käsitellään.
’Henkilötiedoilla’ tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja, kuten nimi, henkilötunnus, sijaintitieto, verkkotunnistetiedot taikka yksi tai useampi hänelle tunnusomainen fyysinen, fysiologinen, geneettinen, psyykkinen, taloudellinen, kulttuurillinen tai sosiaalinen tekijä.
Mitä tietoja keräämme ja käsittelemme?
Yksilöiviä henkilötietoja (nimi, kotikunta, henkilötunnus) tarvitaan palvelun, laskujen ja viestinnän kohdentamiseksi juuri oikealle henkilölle. Palveluissa voidaan tarvita lisäksi myös muita yksilöintitietoja, kuten kiinteistötunnus.
Yhteystietoja (kotiosoite, puhelinnumero, sähköposti) tarvitaan asiakkaan tavoittamiseen kaikissa palveluissa.
Joissain lakisääteisissä palveluissa käsitellään asiakkaan taloudellisia tietoja. Muun muassa varhaiskasvatuksen sekä kotipalvelun asiakasmaksut määräytyvät asiakkaan tulojen mukaan. Tulotiedot ovat edellytys myös harkinnanvaraisen tai täydentävän toimeentulotuen myöntämiselle.
Terveystietoja ei käsitellä kunnan palveluissa. Terveystietojen käsittely on vahvasti erityislainsäädännöllä säädeltyä ja niitä käsitellään ja suojataan erityisen tarkasti.
Moniammatillisissa verkostoissa, kuten esim. oppilashuolto ja kuntouttava työtoiminta, eri asiantuntijat käsittelevät oman alansa mukaisia henkilötietoja asiakkaan kannalta parhaan palvelun toteuttamiseksi (mm. nuorisotyöntekijät). Tällaisissa verkostoissa käsiteltävät tiedot ovat ehdottoman luottamuksellisia.
Kunnan verkkosivustolla käytetään yleisesti evästeitä palvelun käytön helpottamiseksi. Sen lisäksi joillain sivustoilla ja sivuston osilla evästeitä käytetään käyttäjätilastointiin. Teknisiin evästeisiin ei kerätä eikä tallenneta käyttäjää yksilöiviä henkilötietoja. Palvelun kävijätilastointia varten kerättyjä tietoja ei voida liittää yksittäiseen henkilöön. Tällaisia tietoja ovat: IP-osoite, josta kunnan verkkosivuille on siirrytty, ajankohta, palvelussa käytetyt sivut, selaintyyppi sekä alueellinen sijaintitieto, josta käyttäjää ei voi yksilöidä. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Sivuston käyttäminen ilman evästeitä saattaa kuitenkin vaikuttaa sivujen toiminnallisuuteen.
Henkilötietojen säilytys
Kunnan palveluissa henkilötietoja käsitellään niin pitkään, kuin asiakkuus, palveluntarve tai laskutusperuste on olemassa. Käsittelyn perusteena oleva lainsäädäntö, kirjanpitosäännökset tai mahdolliset oikaisupyyntöprosessit saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään kuin palvelun tarve edellyttäisi
Julkisella viranomaisella on oikeus ja velvollisuus joidenkin asiakirjojen pysyvään tai pitkäaikaissäilytykseen yleiseen etuun perustuvan arkistointi- ja tilastointitarkoituksen nojalla (tietosuoja-asetus art.89 kohta 1).
Henkilötietojen suojaus
Kunnan palveluissa henkilötietoja saavat käsitellä vain ne työntekijät tai viranhaltijat, joiden nimenomaisiin työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Pääsy tietoihin on rajattu työntekijäkohtaisilla käyttöoikeuksilla, millä varmistetaan, että tiedot ovat suojassa luvattomalta ja yhteensopimattomalta käsittelyltä.
Henkilötietojen luovutus
Kunnan toimialoilta ja toimintayksiköistä tietoja voidaan luovuttaa toisille viranomaisille, mikäli näillä on lain mukaan oikeus käsitellä kyseisiä tietoja. Kuntakonsernin sisällä tietoja luovutetaan säännönmukaisesti laskutusta tai palkanmaksua varten kirjanpitoon ja palkanlaskentaan.
Kunta ei luovuta henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin. Kunta ei luovuta henkilötietoja kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin ja saada tieto niihin kohdistuneistä käsittelytoimista. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee rekisteröityä koskevat virheelliset henkilötiedot tai täydentää puutteellisia henkilötietoja. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti ja osoittaa rekisterinpitäjälle/tietosuojavastaavalle.
Oikeus “tulla unohdetuksi” tarkoittaa rekisteröidyn oikeutta pyytää rekisterinpitäjää poistamaan esimerkiksi häntä koskevat vanhentuneet henkilötiedot. Oikeutta tulla unohdetuksi ei sovelleta lakisääteisiin rekistereihin. Tietojen poistaminen niistä ei ole mahdollista lakisääteisen tehtävän suorittamiseen liittyvän käsittelyn yhteydessä.
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen esimerkiksi, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden tai tietojen käsittely on lainvastaista (artikla 18). Silloin kun käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen, edellä mainittuja oikeuksia on lainsäädännössä rajoitettu.
Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus ilmoittamalla siitä rekisterin yhteyshenkilölle kirjallisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa ja toimittaa ne toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeutta ei sovelleta käsittelyyn, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamisessa tai julkisen vallan käyttämisessä. Siirto-oikeutta sovelletaan myös julkisella sektorilla niihin rekistereihin, jotka on kerätty vapaaehtoisten tehtävien hoitamiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, milloin tahansa, vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e tai f alakohtaan, kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tämä oikeus ei koske julkisen sektorin rekistereitä, joita pidetään lain perusteella. Multian kunta ei suorita automaattisia käsittelyjä, kuten profilointia.
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa. Ilmoitusta ei tarvitse lähettää tietyissä tilanteissa, esimerkiksi jos vuotaneet henkilötiedot ovat salattu ja salausavaimet eivät ole vaarantuneet. Rekisterinpitäjä voi ilmoittaa vuodosta median välityksellä, jos henkilökohtaisten ilmoitusten lähettäminen vaatisi kohtuutonta vaivaa. Tällaisiksi tilanteiksi voidaan nähdä suuren kokoluokan tietovuodot, joiden piirissä on lukemattomia rekisteröityjä.
Viranomaisen tietojen keräämistä ja käsittelyä ohjaa aina lainsäädäntö
Merkittävin tietojen käsittelyä ohjaava säädös on EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), jota on sovellettu 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetus on suoraan sovellettavaa lainsäädäntöä, jota noudatetaan myös kunnan toiminnassa. Tietosuoja-asetus tarjoaa rekisteröidyillä oikeuksia, joiden avulla he voivat ymmärtää ja seurata, miten heidän tietojaan käsitellään ja käytetään eri tarkoituksiin.
Kansallisista laeista tietosuojalaki (1050/2018) ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/ 1999) ovat lakeja, jotka täydentävät kansallisella tasolla EU tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) vaatimuksia. Lisäksi erityislainsäädäntö muun muassa hyvinvointi- ja opetuspalveluissa ohjaavat tiedon käsittelyä ja säilyttämistä.
Rekisteriasioissa ota aina yhteyttä asianosaiseen toimialaan.
Tietosuoja-asetuksen mukaisena tietosuojavastaavana kunnassamme toimii
Jari Honkonen
Multianraitti 3
42600 Multia
Mikäli rekisteröity katsoo oikeuksiaan rikotun, tulee hänen ensisijaisesti olla yhteydessä rekisteristä vastaavaan toimialaan (yhteystiedot alla olevissa tietosuojaselosteissa) tai toissijaisesti yllä mainittuun tietosuojavastaavaan. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Puh. 029 56 66700
Asiakasrekisterit
Luottamushenkilöt, sidonnaisuudet
Varhaiskasvatuksen tietorekisteri (Varda)
